КАК ДА ЕКСПОРТИРАМЕ ОБЛЕКЛА В ЕВРОПА /ЧАСТ 5/

Вече сте създали контакт с купувача /големия клиент/. Той се е съгласил да се срещне с вас или да се запознае с вашите продукти. Той е впечатлен от колекцията ви и е пожелал да се запознае с моделни бройки и мостри. Най-накрая вие сте стигнали до поръчка.
Какво очаква клиентът от добрите продукти, които своевременно той е идентифицирал - много добро качество, добро обслужване от ваша страна,  което е бърза реакция и възможности за перфектна комуникация между вас и него.
Комуникацията
От голямо значение е дали контактувате директно или чрез агент. Резултатите трябва да са едни и същи и в двата случая:

• На всички имейли трябва да се отговаря в рамките на 48 часа,
• Да се отговаря на всички въпроси, да се обсъждат всички детайли, нищо да не остава извън обсега на вниманието на двете страни,
• Да се анализира всеки имейл, всяка таблица за обмерни данни, всяка техническа подробност, по най-бързия възможен начин. Търсете веднага липсващите подробности или детайли.

Във връзка с възникнал проблем, съществува единствен начин за правилна  реакция:

• Информирайте клиента колкото е възможно по-скоро, 
• Предложете веднага резервен вариант или решение на проблема.

Най-лошото нещо е да криете проблемите и трудностите. На всяка цена те ще се появят на по-късен етап от работата ви и последствията ще бъдат по-лоши, защото няма да има достатъчно време за реакция.  Трябва винаги да се опитвате да решите проблемите по-скоро, с минимални загуби и за двете страни.
Колкото се може по-скоро информирайте клиентите и те винаги ще ви предложат резервни варианти за трудните ситуации.
Реакции и време за изпълнение на поръчките
Да се реагира бързо е много важно във всички сектори на търговскията, но това важи с голяма сила за модния бизнес, в който всичко е сезонно. Ако колекциите се получат с 10 дни закъснение,  добрата част от поръчките вече са се изплъзнали. Крайно необходимо е в началото на всеки сезон да се разберете за срокове и време за доставка на търговските мостри или колекции. Базирайки се на тази информация, вие ще координирате с купувача своята производствена програма, като ще уточните и всички останали детайли около съвместната работа. В общи линии ваше основно задължение  е да приближите максимално планирането до реалното производство.
Общо взето максималните условия на доставка на европейския клиент са следните:

• 10 до 15 дни  за първите мостри, що се отнася до използването на налични материали от склада на производителя,
• 10 дни за лаб-дипс,
• 45 до 60 дни за търговски мостри,
• 90 дни за нормално производство.
  

Ако не се спазят тези срокове, доста трудно е да се постигнат необходимите цели. В индустрията за облекло феноменът на нисък и висок сезон съществува.

За какво по-точно става въпрос?
В предишните глави проследихме графиката на европейския моден календар. Почти през всички месеци на годината са изпълнени с производство, с изключение на 3 месеца. През май, юни и юли се произвеждат зимни облекла, а през декември, януари и февруари - летни. Понеже навсякъде  по света за производителите на облекла тези месеци са напрегнати, те се наричат висок сезон. За всокия сезон се знае, че почти всички мощности са пълни. Акумулирането на отделни, индивидуални, извънредни срокове на поръчки от страна на купувачите внася допълнително напрежение сред производителите и създава риск от неизпълнение. Вие трябва да уведомите своевременно своите клиенти и същевременно да разделите отговорностите с тях при всяка нова поръчка, уточнявайки:

• Възможно ли е вашият клиент да ви предостави предварително своя план?
• Възможно ли е производството на мострите да започне по-рано от предвидения срок? Възможно ли е поръчките да се придвижват и потвърждават по-бързо, което ще ви позволи навреме да се сдобиете с основните и помощни материали и също за по-добри сроково за доставка?
• Проверете дали клиентът ви може да одобри подобно качество на плата, на изискваното от него, но с по-бързи срокове на доставка,
• Проверете дали има друг доставчик на прежда, който има по-добри срокове на доставка,
• Като последно - говорете със своите доставчици, дали те могат да удължат сроковете си на доставка. В модния бизнес, най-добрата поръчка е тази, която има максимален срок на доставка.
  

Предвидете някои условия, които могат да ви забавят в процеса на производство:

• Ако вашият клиент трябва да ви достави материалите и аксесоарите от Европа, направете всичко възможно то да стане по-скоро. Дайте му краен срок за доставката и направете всичко възможно да му съдействате при получаването  на различните експортни документи ,
• Ако започването на производството зависи от одобрение на мострите, то поставете краен срок за одобрение на мострите. Това естествено задължава и вас да предоставите мострите в необходимото време. Само вие, производителят можете да прецените важността на тези детайли за планирането на производството.
• Накрая - много внимателно подгответе и анализирайте своя производствен план, като за всяка фаза определете крайни срокове за вас и за вашия клиент.

Ръководене и администриране на експортния процес
Като заключение искам да наблегна на експортното администриране. Провал би било цялата подготовка и производство да вървят перфектно, а  да се получава закъснение в документалния експорт.
Допустими грешки, които се явяват в практическата работа при експорт:

• Разлики в количествата между фактурата и опаковъчните листа,
• Теглото на сертификата за произход да се различава от това на опаковъчния лист,
• Грешки в тарифното число,
• На фактурата-инвойс не са отбелязани бройки,
• Ако банковите документи не са окомплектовани със сертификати за произход,това да бъде направено с експрес куриер до купувача,
• Грешен адрес на фактурата,
• Товарителницата е издадена с грешно име и др. такива.

Всички тези грешки водят до блокиране на стоките на митнически пунктове или до невъзможност за получаване. Закъснението трае от 8 д 10 дни и е изключително нежелателно защото:

• През това време клиентът трябва да поеме такси по складиране,
• Не може да разполага със стоките и да ги предостави на своите клиенти, което означава, че рискува да му анулират поръчките,
• Той си създава допълнителна работа поради лош експортен мениджмънт на своя доставчик.

Последиците от такъв тип инциденти могат да бъдат много сериозни, що се отнася до търговската и финансова страна.

Документален кредит

Ако работите с акредитиви, формалностите са още повече и грешките много по-вероятни. Процесът започва с издаването на проформа фактурата за купувача. Необходимо е много ясно да упоменете условията на доставка и търговските параметри:

• Осигурете плащането с окончателен и потвърден акредитив,
• Уточнете дали е разрешено претоварването, дори и при самолетен транспорт,
• Уточнете дали е разрешен групажен транспорт,
• Дали е възможен толеранс от плюс, минус 5% - този толеранс е абсолютно допуснтим при повечето от купувачите.

Когато получите документи от акредитив от банката си, задължително ги прочетете няколко пъти и прегледайте всички детайли. Ако направите своевременни корекции, можете да избегнете редица последващи затруднения:

• Обърнете специално внимание върху крайния срок за товарене, сумата на експорта и количеството,
• Съобразете се  максимално добре с всички клаузи и инструкции,
• Трябва да имате възможността да следвате всички инструкции, да издадете всички докумети, които се изискват от вас. Имайте  предвид, че клиентите издават акредитива, според стандартни изисквания, независимо дали се отнася за страни като Индия, Китай, Турция или Перу.

Вземете под внимание, че документалните изисквания за всяка страна са различни. За пример може да се посочи импорт-лиценз, който е необходим за Китай, но е абсолютно излишен за страни като Перу. Ако изпратите на банката допълнително този документ, тя би ви отговорила, че той не е необходим, но това отнема отново допълнително време и забавя издаването на актедитива. Спазвайте точните инструкции, подадени ви от купувача. Дискутирайте по електронен път всички свои съмнения. Не се колебайте да контактувате за важни подробности със своя клиент. Също така можете да се посъветвате и със съответния отдел на своята банка.

Заключение

В началото на това изложение, направихме забележка, че в този материал сме обобщили различни етапи на търговския процес, фази и факти, с които вие като истински професионалисти сте запознати в ежедневната си работа. Въпреки това в изложението сме изяснили някои основни гледни точки, като сме разгледали позициите на купувача и производителя по нов, съвременен начин.Автор: Денис Гутеньор, Сипо - интернешънъл - Швейцария